Reporte Novedades de Ingreso e Inactivaciones

Información de Interés

Tenga en cuenta:

Si su entidad requiere ingresar descuentos en la nómina de pensionados del FOPEP; debe contar con el código de descuentos vigente. Ver Proceso de Renovación y Asignación de Código.
La radicación de novedades (Libranzas, Autorización de descuentos y Paz y salvos) debe realizarse a través del Portal Terceros (plataforma habilitada para el reporte de novedades); si la entidad no cuenta con usuario para ingresar al portal deberá solicitarlo por medio de la opción “Contáctenos PQRSD” a través de nuestra página web fopep.gov.co
Las entidades con código de descuentos deben informar de manera inmediata al Consorcio FOPEP, a través de nuestra página web Radicar PQRSD el fallecimiento del asociado o deudor perteneciente a la nómina del FOPEP, relacionando el tipo, número de documento, nombre del pensionado y fecha de fallecimiento. En lo posible adjuntar fotocopia del certificado de defunción.

Pasos para Reportar Novedades

1. Elaboración de Archivo Plano

Reporte Novedades de Ingreso e Inactivaciones

Es obligatorio que todas las entidades elaboren el archivo plano, el cual contiene las condiciones para el ingreso de la novedad. Ver plantilla de la estructura en Excel e instructivo de la elaboración del archivo plano.

2. Archivo Plano para Inactivaciones

Si va a reportar inactivaciones, recuerde que se utiliza la estructura del archivo plano citado en el punto anterior; el único campo diferente a modificar es el ítem 9 denominado “TIPO DE NOVEDAD”.

3. Parámetros para Aprobación de Novedades

Con el fin de que su novedad de ingreso (libranza o aporte) sea aprobada por el Consorcio Fopep, las imágenes deberán cumplir con los siguientes parámetros:

Todos los documentos deben ser 100% legibles.
El Número de libranza y/o autorización debe estar Preimpresa.
Se debe evidenciar la autorización expresa al Consorcio FOPEP para realizar el descuento.
La fecha de elaboración no puede ser mayor a 90 días (formato DD-MM-AAAA).
Se debe evidenciar el Valor total, Valor mensual y Número de cuotas a descontar.
Los datos del pensionado deben ser 100% legibles. (Nombres, cédula, firma).
Las libranzas y/o autorizaciones deben estar firmadas por el pensionado, persona autorizada (persona de apoyo) o firma a ruego, estos dos últimos en los casos que aplique.

LAS LIBRANZAS Y/O AUTORIZACIONES QUE NO CUMPLAN CON LOS PARÁMETROS Y REQUISITOS ESTABLECIDOS, NO SERÁN PROCESADAS

4. Carpeta Imágenes de Libranzas o Autorizaciones

La imagen de las libranzas y/o autorizaciones de descuento, debe ser completamente legible.
El formato de las imágenes debe ser PDF.
Los archivos no deben superar el peso “Peso Máximo de 100 Kb” por cada libranza o autorización.
Para Afiliaciones, el nombre de los PDF debe contener la letra A en mayúscula seguido del número de autorización o afiliación compuesto por 12 dígitos y registrado en el archivo plano, Ejemplo: A000000000012.pdf
Para libranzas, el nombre de los archivos debe contener la letra L en mayúscula seguido del número de libranza compuesto por 12 dígitos y registrado en el archivo plano, Ejemplo: L000000000012.pdf

Ver instructivo para comprimir carpetas.

5. Respuesta de Novedades

Para identificar los códigos enviados en el archivo de respuesta de novedades, puede consultarlos en la guía llamada “Codificación y Descripción Respuestas de Novedades”, ubicada en la parte inferior de esta página.

Ver “Codificación y Descripción Respuestas de Novedades”, en el apartado “Formularios e Instructivos”.

6. Requisitos para el reporte de descuentos sobre la mesada de pensionados con persona de apoyo

Para realizar reporte de novedad de descuento sobre la mesada de un pensionado que requiere persona de apoyo, es necesario adjuntar la siguiente documentación:

Documento emitido por el juzgado, notaría, centro de conciliación y/o autoridad competente para designar personas de apoyo.
Autorización de descuento firmada por la persona de apoyo. (Debe ser autenticada y contener el valor total, valor mensual, número de cuotas, número de libranza o autorización y nombre de entidad donde se gestiona el crédito).
Copia del documento de identidad del pensionado y de la persona de apoyo.
Imagen de la libranza (Debe cumplir con los requisitos establecidos y mencionados en el numeral 3 “Parámetros para Aprobación de Novedades”)
Archivo plano (Debe cumplir con los requisitos establecidos y mencionados en el numeral 1 “Elaboración de Archivo Plano”)
Carta de solicitud firmada por el representante legal de la entidad.

El reporte debe ser realizado a través de nuestra página web https://www.fopep.gov.co/pqrsd/ en una carpeta comprimida, la cual debe nombrarse como REPORTE DE NOVEDADES y debe contener todos los archivos requeridos.

Ver requisitos Reporte de Novedades Persona de Apoyo.

7. Requisitos para el reporte de descuentos sobre la mesada de pensionados menores de edad

Para realizar reporte de novedad de descuento sobre la mesada de un pensionado menor de edad, es necesario adjuntar la siguiente documentación:

Fotocopia de la Resolución emitida por la Entidad Reconocedora de la Pensión, en la cual se designa al Representante del Menor.
Autorización de descuento firmada por el Representante del Menor. (Debe ser autenticada y contener el valor total, valor mensual, número de cuotas, número de libranza o autorización y nombre de entidad donde se gestiona el crédito).
Copia del documento de identidad del pensionado y del Representante del Menor.
Imagen de la libranza (Debe cumplir con los requisitos establecidos y mencionados en el numeral 3 “Parámetros para Aprobación de Novedades”)
Archivo plano (Debe cumplir con los requisitos establecidos y mencionados en el numeral 1 “Elaboración de Archivo Plano”)
Carta de solicitud firmada por el representante legal de la entidad.

El reporte debe ser realizado a través de nuestra página web https://www.fopep.gov.co/pqrsd/ en una carpeta comprimida, la cual debe nombrarse como REPORTE DE NOVEDADES y debe contener todos los archivos requeridos.

Ver requisitos: Reporte de Novedades Menores de Edad