Reporte Novedades de Ingreso e Inactivaciones
Información de Interés
Tenga en cuenta:
- Si su entidad requiere ingresar descuentos en la nómina de pensionados del FOPEP; debe contar con el código de descuentos vigente. Ver Proceso de Renovación y Asignación de Código.
- La radicación de novedades (Libranzas, Autorización de descuentos y Paz y salvos) debe realizarse a través del Portal Terceros (plataforma habilitada para el reporte de novedades); si la entidad no cuenta con usuario para ingresar al portal deberá solicitarlo por medio de la opción “Contáctenos PQRSD” a través de nuestra página web fopep.gov.co
- Las entidades con código de descuentos deben informar de manera inmediata al Consorcio FOPEP, a través de nuestra página web Radicar PQRSD el fallecimiento del asociado o deudor perteneciente a la nómina del FOPEP, relacionando el tipo, número de documento, nombre del pensionado y fecha de fallecimiento. En lo posible adjuntar fotocopia del certificado de defunción.
Pasos para Reportar Novedades
1. Elaboración de Archivo Plano
![Reporte Novedades de Ingreso e Inactivaciones](https://www.fopep.gov.co/sheempoo/2019/03/Elaboración-de-archivo-plano.jpg)
Es obligatorio que todas las entidades elaboren el archivo plano, el cual contiene las condiciones para el ingreso de la novedad. Ver plantilla de la estructura en Excel e instructivo de la elaboración del archivo plano.
2. Archivo Plano para Inactivaciones
![Reporte Novedades de Ingreso e Inactivaciones](https://www.fopep.gov.co/sheempoo/2019/03/Archivo-plano-para-inactivaciones.jpg)
Si va a reportar inactivaciones, recuerde que se utiliza la estructura del archivo plano citado en el punto anterior; el único campo diferente a modificar es el ítem 9 denominado “TIPO DE NOVEDAD”.
3. Parámetros para Aprobación de Novedades
![Reporte Novedades de Ingreso e Inactivaciones](https://www.fopep.gov.co/sheempoo/2019/03/Parámetros-para-aprobación-de-novedades.jpg)
Con el fin de que su novedad de ingreso (libranza o aporte) sea aprobada por el Consorcio Fopep, las imágenes deberán cumplir con los siguientes parámetros:
- Todos los documentos deben ser 100% legibles.
- El Número de libranza y/o autorización debe estar Preimpresa.
- Se debe evidenciar la autorización expresa al Consorcio FOPEP para realizar el descuento.
- La fecha de elaboración no puede ser mayor a 90 días (formato DD-MM-AAAA).
- Se debe evidenciar el Valor total, Valor mensual y Número de cuotas a descontar.
- Los datos del pensionado deben ser 100% legibles. (Nombres, cédula, firma).
- Las libranzas y/o autorizaciones deben estar firmadas por el pensionado, persona autorizada (persona de apoyo) o firma a ruego, estos dos últimos en los casos que aplique.
LAS LIBRANZAS Y/O AUTORIZACIONES QUE NO CUMPLAN CON LOS PARÁMETROS Y REQUISITOS ESTABLECIDOS, NO SERÁN PROCESADAS
4. Carpeta Imágenes de Libranzas o Autorizaciones
![Reporte Novedades de Ingreso e Inactivaciones](https://www.fopep.gov.co/sheempoo/2019/03/Carpeta-imágenes-de-libranzas-o-autorizaciones.jpg)
- La imagen de las libranzas y/o autorizaciones de descuento, debe ser completamente legible.
- El formato de las imágenes debe ser PDF.
- Los archivos no deben superar el peso “Peso Máximo de 100 Kb” por cada libranza o autorización.
- Para Afiliaciones, el nombre de los PDF debe contener la letra A en mayúscula seguido del número de autorización o afiliación compuesto por 12 dígitos y registrado en el archivo plano, Ejemplo: A000000000012.pdf
- Para libranzas, el nombre de los archivos debe contener la letra L en mayúscula seguido del número de libranza compuesto por 12 dígitos y registrado en el archivo plano, Ejemplo: L000000000012.pdf
5. Respuesta de Novedades
![Reporte Novedades de Ingreso e Inactivaciones](https://www.fopep.gov.co/sheempoo/2019/03/Respuesta-de-novedades.jpg)
Para identificar los códigos enviados en el archivo de respuesta de novedades, puede consultarlos en la guía llamada “Codificación y Descripción Respuestas de Novedades”, ubicada en la parte inferior de esta página.
Ver “Codificación y Descripción Respuestas de Novedades”, en el apartado “Formularios e Instructivos”.
6. Requisitos para el reporte de descuentos sobre la mesada de pensionados con persona de apoyo
![Reporte Novedades de Ingreso e Inactivaciones](https://www.fopep.gov.co/sheempoo/2019/02/servicio7.png)
Para realizar reporte de novedad de descuento sobre la mesada de un pensionado que requiere persona de apoyo, es necesario adjuntar la siguiente documentación:
- Documento emitido por el juzgado, notaría, centro de conciliación y/o autoridad competente para designar personas de apoyo.
- Autorización de descuento firmada por la persona de apoyo. (Debe ser autenticada y contener el valor total, valor mensual, número de cuotas, número de libranza o autorización y nombre de entidad donde se gestiona el crédito).
- Copia del documento de identidad del pensionado y de la persona de apoyo.
- Imagen de la libranza (Debe cumplir con los requisitos establecidos y mencionados en el numeral 3 “Parámetros para Aprobación de Novedades”)
- Archivo plano (Debe cumplir con los requisitos establecidos y mencionados en el numeral 1 “Elaboración de Archivo Plano”)
- Carta de solicitud firmada por el representante legal de la entidad.
El reporte debe ser realizado a través de nuestra página web https://www.fopep.gov.co/pqrsd/ en una carpeta comprimida, la cual debe nombrarse como REPORTE DE NOVEDADES y debe contener todos los archivos requeridos.
Ver requisitos Reporte de Novedades Persona de Apoyo.
7. Requisitos para el reporte de descuentos sobre la mesada de pensionados menores de edad
![Reporte Novedades de Ingreso e Inactivaciones](https://www.fopep.gov.co/sheempoo/2022/06/Estudiantes-scaled.jpg)
Para realizar reporte de novedad de descuento sobre la mesada de un pensionado menor de edad, es necesario adjuntar la siguiente documentación:
- Fotocopia de la Resolución emitida por la Entidad Reconocedora de la Pensión, en la cual se designa al Representante del Menor.
- Autorización de descuento firmada por el Representante del Menor. (Debe ser autenticada y contener el valor total, valor mensual, número de cuotas, número de libranza o autorización y nombre de entidad donde se gestiona el crédito).
- Copia del documento de identidad del pensionado y del Representante del Menor.
- Imagen de la libranza (Debe cumplir con los requisitos establecidos y mencionados en el numeral 3 “Parámetros para Aprobación de Novedades”)
- Archivo plano (Debe cumplir con los requisitos establecidos y mencionados en el numeral 1 “Elaboración de Archivo Plano”)
- Carta de solicitud firmada por el representante legal de la entidad.
El reporte debe ser realizado a través de nuestra página web https://www.fopep.gov.co/pqrsd/ en una carpeta comprimida, la cual debe nombrarse como REPORTE DE NOVEDADES y debe contener todos los archivos requeridos.
Ver requisitos: Reporte de Novedades Menores de Edad